Stage ASSISTANT(E) OFFICE MANAGER/RH à Bordeaux

FEED MANAGER a été créée en 2010. En forte croissance, elle fait partie du groupe LABELIUM qui détient dans plus de 16 pays 22 bureaux, dont 3 en France.
FEED MANAGER aide des entreprises à développer leur E-Business et opère dans les domaines du Media, du Data Optimisation et du Retail.
En France, FEED MANAGER gère et optimise la performance des catalogues produits tels que LVMH (Dior, Louis Vuitton, Sephora…), Carrefour, Maisons du Monde, Warner Bros. Lacoste, Etam, SFR…
FEED MANAGER est une structure à taille humaine, en recherche constante d’innovations, qui cultive le dynamisme, l’expertise, la bienveillance et la transparence.
Nous recherchons pour notre agence basée au coeur de Bordeaux notre futur(e) ASSISTANT(E) OFFICE MANAGER/RH pour accompagner la Responsable RH dans ses fonctions.
Tes Missions :
Rattaché(e) à la Responsable RH, ton poste sera clé chez Feed Manager car tu auras pour mission principale de veiller à la bonne tenue de nos 2 sites et au bien-être des collaborateurs, tout en contribuant aux obligations de l’entreprise, dans les domaines de la sécurité, de l'hygiène et des conditions de travail.
Voici une liste des tâches que tu auras à réaliser:
Office Management :
● Être le point de contact pour tous les aléas du quotidien auprès des salariés et en externe auprès de nos prestataires (entreprise de propreté, syndic agence des quais, bailleur agence rue Latour, Orange, Bouygues, Enercoop, etc.)

● Veiller à la propreté des locaux:
vérifier que les tâches hebdomadaires et mensuelles de l’agent d’entretien sont bien réalisées (nettoyage, roulement des torchons, organisation du nettoyage des moquettes et du patio, etc.)
assurer le contrôle qualité trimestriel avec la responsable de l’entreprise de ménage
vérifier que le tri sélectif est respecté par les salariés et l’agent d’entretien
procéder au rangement de l’agence (vider le lave-vaisselle, jeter ce qui traîne, etc.)

● Veiller à la maintenance des locaux:
veiller au bon fonctionnement des accès aux locaux
assurer la gestion des contrats de maintenance (Gaz de Bordeaux/Enerplus, Culligan, Maxi Coffee, etc.)
procéder ou faire réaliser les réparations ou installations de matériel/mobilier (choisir le prestataire, demander des devis, contrôler la prestation)

● Veiller à la sécurité des salariés et des biens:
organiser les formations incendie
accueillir le technicien qui vérifie les équipements de sécurité et lui mettre à disposition le registre de sécurité pour signature
gérer l’attribution et la récupération des clés et du matériel informatique prêtés aux salariés

● Gérer le parc téléphonique et internet:
Suivre les abonnements des lignes téléphoniques et internet (résilier les lignes non utilisées, réattribuer les téléphones portables)
négocier les tarifs de ces services

● Gérer les commandes de matériel et de consommables (fournitures de bureau, viennoiseries, panier de fruits, produits d’hygiène, etc.)

● Gérer le courrier entrant et sortant:
Récupérer quotidiennement le courrier dans les boîtes aux lettres
Informer les salariés de la réception de colis

● Être en support auprès:
de l’équipe Informatique (achat, SAV, envoi des fiches de prêt de matériel)
du service comptabilité (validation des factures, projet “immobilisation”)
de la Direction et/ou de l’équipe de Communication interne (la “Feat Touch”) pour organiser les événements internes (Feed Days, soirées, séminaires, etc.)
de l’équipe RSE (organisation des événements, communication, commandes, suivi des dashboards de collectes)

Participer activement au futur déménagement des locaux

Ressources humaines:
Administration du personnel:
gérer les arrêts maladie
vérifier les abonnements de transport et les attestations de télétravail
suivre les effectifs des collaborateurs basés sur Bordeaux

Paie:
communiquer au cabinet de paie les éléments variables de paie (absences, mutuelle, transport, TR, etc.)
contrôler les bulletins de paie mensuels

Formation:
inscrire les salariés aux formations externes
saisir dans notre SIRH et le tableau de suivi les formations suivies

Participer aux divers projets RH

Cette liste n’est pas exhaustive et tu pourras être amené(e) à effectuer d’autres tâches, d’ordre administratif et/ou RH.

Ton profil :

De formation bac +2/3, tes qualités relationnelles te permettent d’être à l’aise avec différents interlocuteurs. Tu fais preuve de débrouillardise et de touche à tout. Souriant(e), chaleureuse(se) et positif(ve), tu as le sens du service.

Ta réactivité, ta rigueur et ton organisation seront des atouts pour ce poste.

Si tu souhaites participer à notre développement, t’investir sur des missions qui seront amenées à s’étoffer et développer tes compétences, ce poste est fait pour toi !